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Gestión informática global de la bodega
Carlos Marco
Visual Software / EuroVin

La informática está presente en todos los ámbitos de nuestra vida, tanto en el personal como en el profesional. Es difícil pensar en una empresa que no disponga de ordenadores para controlar la gestión interna, incluso empieza a ser extraño encontrar familias que no tengan un ordenador personal y que no se conecten a Internet para realizar consultas, ya sea para «chatear», contratar viajes y servicios, etc.

La ascendente y vertiginosa evolución del software y el hardware no tienen comparación posible con ninguna otra área de actividad.  Recordemos que hace menos de 30 años sólo las grandes entidades bancarias, junto con las multinacionales, disponían de grandes centros de cálculo para resolver operaciones, que un PC actual es capaz de efectuar con más rapidez y seguridad.

La tendencia general de la informática es eliminar las «islas» de información, permitiendo al usuario acceder a todo tipo de datos, sin tener que preocuparse de las tecnologías que está utilizando. En este sentido se está vertebrando toda la industria del software, empezando por las herramientas de desarrollo.

En este panorama global orientado a la información, todavía quedan «islas» totalmente desconectadas de los continentes, que representan las áreas de la empresa destinadas a facturar, controlar stocks, flujos de caja, etc. Uno de los ejemplos más claros es la isla «habitada» por los enólogos, que en más de una ocasión, se han aislado como medida de protección frente a esta globalización de la información. Hoy en día, es fácil encontrarlos con libretas escritas a mano o hojas de cálculo que muestran complejos jeroglíficos muy elaborados y de difícil comprensión para un lector profano.

Necesidades globales

Las bodegas, como empresas que fabrican un producto destinado al consumo humano, se encuentran cada vez más sometidas a la inspección y a la solicitud de información por parte de las diferentes administraciones, que están intentando homologar un software que permita tener los libros informatizados. De aquí a solicitar el envío de los libros en soporte magnético o vía Internet hay sólo un pequeño paso. Tener un gestor externo que se encargue de rellenar los libros anteriormente mencionados es cada vez menos justificable para una empresa moderna.

Ejemplo de selección gráfica de ubicaciones

La tan argumentada trazabilidad es en la actualidad un requerimiento al que no se puede renunciar. Es imprescindible conocer la procedencia de toda la materia prima y los componentes, de los procesos de elaboración efectuados y de las ubicaciones (depósitos, botas...) por las que ha pasado un vino.

Los enólogos son los primeros interesados en disponer de esta información en tiempo real y permanentemente actualizada, para conocer en todo momento el estado actual de las diversas ubicaciones de los vinos en sus diferentes fases y, en muchos casos, por supuesto, del estado de la viña.

Los gestores de las bodegas necesitan conocer y poder analizar con exactitud el coste del producto, desde la viña hasta la botella. Aspectos como las mermas, el régimen suspensivo del IVA o el impuesto especial sobre el vino (de momento a tipo cero) tienen cada vez más relevancia en su gestión y, evidentemente, en las relaciones de la bodega con las administraciones.

Necesidades peculiares

Los enólogos no se escapan de esta necesidad global de  información en tiempo real. Necesitan conocer detalladamente la historia de cada vino para de este modo poder detectar y corregir rápidamente defectos productivos, depósitos o botas rotas, tratamientos a efectuar e, incluso, conocer con exactitud la disponibilidad de materiales auxiliares.

La tecnología pone a nuestro alcance todo tipo de herramientas de precisión para dejar un mínimo papel al azar en el tratamiento habitual de la uva y del vino. A parte de las habituales básculas y refractómetros con interficie conectable al ordenador, disponemos de la posibilidad de automatizar totalmente el trasiego de líquidos mediante válvulas y circuitos controlados por ordenador, así como de identificar barricas mediante minúsculos chips de bajo coste.

Todo esto es incompleto, si no disponemos de una herramienta informática capaz de absorber e integrar las medidas efectuadas con el estado de las ubicaciones y el historial de cada producto. Cualquier intervención electrónica de precisión que finalice con una introducción manual de la información obtenida o procesada está sometida a error.

Ejemplo de imputación de procesos, costes y valores
analíticos en una finca / parcela

El enólogo tiene que valorar positivamente la integración de su trabajo diario en el engranaje general de la bodega. Es muy útil disponer de mapas del estado de la bodega, de completos historiales de un vino o de una barrica, del mismo modo que de imágenes de una finca con históricos de procesos y medidas efectuadas. Pero el trabajo de entrada de los datos necesarios no tiene por qué quedar limitado al ordenador del laboratorio, ya que otros departamentos o personas de la bodega tendrán que volver a entrar parte de la información para poder confeccionar los libros oficiales o valorar el coste final de un vino, el IVA suspensivo que resulta en una venta, el stock de materiales auxiliares o la confección de los documentos de acompañamiento.

Soluciones

Podemos establecer, en función del método de desarrollo y del ámbito de aplicación, los siguientes tipos de soluciones informáticas adoptadas por las bodegas:

- Solución a medida
- Solución estándar integrada de ámbito general
- Solución estándar aislada dirigida al sector
- Solución estándar integrada dirigida al sector

Las soluciones hechas a medida incrementan notablemente el coste y el tiempo de puesta en funcionamiento, se encuentran sujetas a un mayor tiempo de depuración y, una vez implantadas, son más caras de mantener y tienden, a una mayor inmovilidad, por esto pecan en muchos casos de un mayor grado de obsolescencia.

La solución informática será mucho mejor cuanto más adaptada esté al sector y más estandarizado y difuso sea el software instalado dentro del mismo sector.

Diferentes bodegas han implantado programas informáticos orientados a la industria en general, ajustando el módulo de producción para intentar adaptarlo al circuito productivo del vino. El resultado convierte al enólogo o al jefe de la bodega en un simple introductor de información destinada a la gestión de los stocks y de los costes de producción.

Frente a este panorama, el enólogo tiene la tendencia a solicitar un programa específico de control y gestión de la bodega totalmente aislado de la aplicación general de la empresa, que le permita obtener la información que necesita en el lenguaje que él entiende. Son programas nacidos para trabajar de forma autónoma, que crean una isla de información dentro de la empresa y que implican la duplicación de las entradas. De esta forma, en la bodega hay dos stocks y dos costes de vino que, curiosamente, pocas veces cuadran entre ellos.

En este sentido, existen programas de elaboración que incluyen un simple ingreso de uva en la bodega y que no cubren correctamente los tratamientos realizados en el campo.

Existen también programas específicos de gestión de viñedos que pretenden abarcar del cultivo a la botella, cuando en realidad, son gestiones visuales para sistemas de información geográfica (GIS) de viñedos que, al no obtener el éxito en sí mismas, se les ha añadido una parte de elaboración que no cubre las expectativas de un enólogo profesional.

En realidad, para cubrir estas necesidades de información de los viñedos y las bodegas, muchos terminan por comprar dos programas de desarrolladores diferentes, creando en consecuencia nuevas islas dentro de la empresa.

Cada vez más, las empresas elaboradoras (en ocasiones impulsadas por los enólogos y otras por los propios gestores) implementan programas informáticos que implican a todas las áreas que intervienen en la empresa, tanto las productivas como las de gestión. A estos programas que tienen la capacidad de integrar todas las áreas de la empresa se los conoce por el acrónimo ERP, que corresponde al nombre inglés Enterprise Resource Planning (planificador de recursos empresariales).

Ejemplo de flujos
e interrelaciones de un ERP vitivinícola

Existen ERP de diferentes precios y potenciales, pero no tenemos que conformarnos con estas siglas. Un enólogo necesita algo más. Necesita una parcela de aplicación estudiada para él y que hable exactamente en su idioma. Podríamos concluir que lo que realmente necesita una bodega es un ERP vitivinícola.

Existen en España muy pocos productos de informática que verdaderamente cumplan las características que un software integrado y plenamente orientado al sector tendría que cumplir y que son, en esencia, las siguientes.

Integración

Tiene que responder a las necesidades de información, tanto en el ámbito enológico, como empresarial (comercial, contable y fiscal).

Los datos introducidos tienen que fluir y ramificarse para que las diferentes áreas implicadas, por ejemplo, ventas, compras y elaboración hagan los correspondientes asentamientos a los diferentes libros oficiales.

Trazabilidad

Ejemplo de trazabilidad del historial de un lote

Tiene que cubrir la trazabilidad desde el viñedo hasta la botella, para poder obtener los historiales de un vino embotellado, pasando por todos los coupages y procesos de elaboración hasta llegar a la uva y a la misma finca. Los depósitos y barricas también deben tener su historial que permita saber qué vinos han pasado por cada uno de ellos.

En el terreno de la documentación, la trazabilidad permitirá que ante un apunte de un historial pueda obtenerse, con un solo clic, el informe de elaboración asociado, así como los datos analíticos existentes en ese momento.

Especialización

Tendrá que ser íntegramente pensado para el sector vitivinícola, ya que de otra forma no resolverá la totalidad de peculiaridades del mismo. Cada vez esperamos más del software, ya que no se puede utilizar en una bodega uno que esté pensado para la industria cárnica.

Capacidad de adaptación

Tendrá que estar dotado de una capacidad suficiente de parametrización, para adaptarse a cualquier empresa del sector, ya sean elaboradores de vinos tranquilos, cava, productos intermedios o licores. Para que esto se cumpla es recomendable que se trate de un software extendido en el sector y, por tanto, con una amplia experiencia en las diferentes formas de trabajar de las bodegas.

Flexibilidad

En muchas ocasiones hablamos de un programa estándar como de una caja cerrada a la que no se le pueden añadir cambios. Es necesario que el fabricante del software esté en disposición de efectuar modificaciones particulares al estándar cuando no se pueda llegar mediante los parámetros disponibles en el programa.

Compromiso

La implementación y mantenimiento de un software de este tipo requiere un claro compromiso, por parte de la empresa que lo ha desarrollado, de actualizar constantemente el programa a las normativas y disposiciones que hacen referencia al sector, así como a la evolución tecnológica en la que estamos todos inmersos.

Conclusión

Sin duda alguna, la implementación de un software que implica e integra todas las áreas de actividad de una empresa requiere un esfuerzo y una importante implicación de todos los que la tienen que utilizar. En muchas ocasiones se requieren cambios importantes en procesos que no han hecho más que restar eficacia y que, sin embargo, se habían mantenido por costumbre sin alteración alguna en todos estos años. Justamente en esto y en la facilidad que ofrece el software para obtener una gran cantidad de información sin reiteraciones inútiles en la entrada de datos encontramos la llave del éxito de este tipo de programas. Irrefutablemente, las ventajas son más numerosas que los posibles obstáculos que puedan aparecer y la inversión inicial de tiempo que tenga que hacer.

[28.11.03]

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